Fremdfirmenmanagement

Meist koordiniert der Hausmeister den Einsatz von Mitarbeitern externer Firmen. Neben der Zuweisung des Arbeitsplatzes und der Arbeitsaufgabe gehört häufig der Hinwies auf die Einhaltung der Arbeitsschutzvor-schriften zu den Aufgaben des Hausmeisters.

Den Hausmeister, der die Heizung wartet, die Dachrinne repariert, den Fußboden verlegt und die Wände streicht, gibt es schon lange nicht mehr. Immer häufiger werden Fremdfirmen für spezielle Aufgaben herangezogen. Der Hausmeister ist heute vielmehr zum Koordinator all dieser Aufgaben geworden. Deswegen wird „Er“ auch heute Facility Manager genannt. Mit den Fragen der Arbeitssicherheit beschäftigt er sich zusätzlich, wenn er Vorgesetzter ist oder durch die Berufsgenossenschaft zum Sicherheitsbeauftragten bzw. zur Fachkraft für Arbeitssicherheit (frühere Bezeichnung: Sicherheitsfachkraft) ausgebildet wurde.

Neben den Vorteilen, man muss sich nicht um die Lösungen aller Probleme kümmern, gibt es natürlich, wie im wahren Leben, auch Nachteile. Diese sind, wenn gefährliche Arbeiten durchgeführt werden bzw. Fremdfirmen die aktuellen Arbeitsabläufe nicht kennen. Es hat sich nämlich herausgestellt, dass es beim Einsatz von Fremdfirmen häufiger zu Unfällen kommt, als wenn diese Aufgaben an eigene Beschäftigte übergeben werden. Schwere Arbeitsunfälle im Unternehmen können in den Medien veröffentlicht werden. Nicht immer wird klargestellt, bei welchem Unternehmen der Verunfallte beschäftigt ist. Meist wird der Ort bzw. das Unternehmen, in dem dieses Ereignis geschehen ist, pupliziert.

Rechtliche Grundlagen

Im Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG), der Vorschrift 1 der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV Vorschrift 1) und dem Bürgerlichen Gesetzbuch wird festgelegt, dass Fremdfirmenmitarbeiter zu schützen sind.

§ 8 ArbSchG: „(2) Der Arbeitgeber muß sich je nach Art der Tätigkeit vergewissern, daß die Beschäftigten anderer Arbeitgeber, die in seinem Betrieb tätig werden, hinsichtlich der Gefahren für ihre Sicherheit und Gesundheit während ihrer Tätigkeit in seinem Betrieb angemessene Anweisungen erhalten haben.“

Ganz ähnlich beschreiben die Berufsgenossenschaften die Pflichten der Unternehmer im § 6 DGUV Vorschrift – Grundsätze der Prävention: „(2) Der Unternehmer hat sich je nach Art der Tätigkeit zu vergewissern, dass Personen, die in seinem Betrieb tätig werden, hinsichtlich der Gefahren für ihre Sicherheit und Gesundheit während ihrer Tätigkeit in seinem Betrieb angemessene Anweisungen erhalten haben.“

Zusätzlich definiert das BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) in §§ 823 ff: Die Schadensersatzpflicht: „(1) Wer vorsätzlich oder fahrlässig das Leben, den Körper, die Gesundheit, die Freiheit, das Eigentum oder ein sonstiges Recht eines anderen widerrechtlich verletzt, ist dem anderen zum Ersatz des daraus entstehenden Schadens verpflichtet.“ Um diese Vorschriften einzuhalten sind vertragliche Regelungen, eine Einweisung vor Beginn der Arbeit und eine Unterweisung der Mitarbeiter des Fremdunternehmens durch ihren Vorarbeiter vorzunehmen.

Der Hausmeister als Sicherheits-Koordinator

Nun ist es meist die Aufgabe des Facility Managers die Koordinierung dieser Fremdfirmen zu übernehmen. Dazu gehört auch die Aufgabe, die verantwortliche Person der externen Auftragsnehmer auf Sicherheitsrisiken und aktuelle Arbeitsabläufe hinzuweisen.

So hat z.B. der Hausmeister hat den Vorgesetzten der Reinigungskräfte, die täglich mit der Reinigung des Objektes betraut werden, einmal einzuweisen. Durch die Unterweisung, die danach der Vorgesetzte der Reinigungskräfte durchführt, kennt nun die Reinigungskraft ihre Aufgaben. Jetzt ist klar, welche Räume zu säubern sind und wo die Reinigungsmittel gelagert werden.
Die Arbeit kann beginnen.

Ähnlich ist es bei Wartungen und regelmäßigen Überprüfungen, die immer wieder die Aufmerksamkeit des Hausmeisters verlangen. In beiden genannten Fällen handelt es sich um planbare Situationen, auf die man sich einstellen kann.

Anstrengend wird es bei Havarien oder extremen Beeinträchtigungen des Betriebsablaufes, die kurzfristig Handlungen erfordern. Auf diese Fälle kann man sich nur vorbereiten, in dem man für jeden Bereich die Gefährdungen notiert und überlegt, welche Fremdfirmen eingesetzt werden können, und welche Informationen ihnen zur Verfügung gestellt werden müssen.

Man könnte diese Probleme folgendermaßen lösen: Die Unterweisungsvorlagen der Mitarbeiter, welche in diesem Bereich tätig sind, weisen schon auf Gefährdungen hin und können auch Fremdfirmen nützliche Tipps geben. Grundlage für diese Unterweisungen ist natürlich die Gefährdungsbeurteilung dieses Bereiches. Diese bekommen sie entweder vom Bereichsleiter oder ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit.

Somit könnten die Gefährdungsbeurteilungen oder die Unterweisungsvorlagen auch für das Fremdfirmenmanagement eingesetzt werden.

Wie sieht die Koordination in der Praxis aus?

Zu einer gewissen Selbstverständlichkeit sollte es gehören, das Thema Arbeitsschutz in die Ausschreibung für anstehende Aufträge mit einzubeziehen. Das betrifft auf jeden Fall die Einhaltung der Standards der Arbeitssicherheit. Im Speziellen auch Festlegungen, die den Be-sonderheiten des Ausführungsortes und den Gegebenheiten entsprechen (z.B. die Benutzung einer Hebebühne statt einer Leiter, bei Arbeiten, die länger als 2 Stunden dauern).

Vor Beginn der festgelegten Arbeiten spricht der Facility Manager alle relevanten Aspekte der durchzuführenden Arbeiten ab. Es werden Arbeitsbereich und Tätigkeit dokumentiert, sowie, falls erforderlich, die persönliche Schutzausrüstung. Wichtig ist, dass der Vorarbeiter der Fremdfirma diese Dokumentation unterzeichnet. WARUM?
Das erläutere, ich später.

Im Folgenden unterweist die verantwortliche Person der Fremdfirma seine Mitarbeiter über die durchzuführenden Tätigkeiten und die Gefährdungen, sowie die notwendigen Schutzmaßnahmen. ERST DANN BEGINNEN DIE ARBEITEN.

Dieses Dokument, welches von beiden Parteien unterschrieben wurde, ist zu ihrer eigenen Absicherung. Auch die Sicherheit der Fremdmitarbeiter wird erhöht.

 

In Fällen, bei denen es zu Unstimmigkeiten in der Durchführung und der Einhaltung des Arbeitsschutzes kommt, ist dieses Dokument hilfreich. Insbesondere bei Arbeitsabbrüchen ihrerseits, um Leib und Leben ihrer und der externen Mitarbeiter zu schützen.

Nach Abschluss der Arbeiten kontrollieren sie die Qualität und begleiten die Mitarbeiter der Fremdfirma wieder vom Firmengelände. Wenn dies alles gewissenhaft dokumentiert wurde, ist auch im Nachhinein nachvollziehbar, wann die Fremdfirmen sich in ihren Verantwortungsbereich befunden haben. In diesem Dokument kann man auch die geleisteten Arbeiten beurteilen, ob sie zum Beispiel ordnungsgemäß ausgeführt oder Schäden entstanden sind.

 

Idealer Ablauf:

1. Bestimmung eines Koordinators, der Aufgabenstellung und Gefährdungen kennt.
2. Konkrete Aufgabenbeschreibung bei Ausschreibung, allgemeine Beschreibung möglicher Gefährdungen und Schutzausmaßnahmen. Zusätzlich sollte der Brandschutz beachtet werden.
3. Durchführung der Arbeiten: Einweisung der Fremdfirmen auf dem Firmengelände, Klärung evtl. Fragen und Kontrolle, ob die notwendige PSA vorhanden ist.
4. Dokumentation Punkt 3
5. Nach Beendigung der Tätigkeiten Gespräch mit dem Koordinator über die Durchführung der Arbeiten und evtl. Auffälligkeiten sowie die Dokumentation. Es folgt die Begleitung zum Firmenausgang.

Wenn nicht klar ist, welche Gefährdungen auftreten könnten, so sollte der Koordinator die Fachkraft für Arbeitssicherheit befragen. Wenn der Koordinator nicht selbst diese Funktion inne hat.
Die Fachkraft für Arbeitssicherheit unterstützt die Vorgesetzten, der einzelnen Bereiche, beim Auffinden von Gefährdungen. Diese werden in der sogenannten Gefährdungsbeurteilung dokumentiert.

Brandschutz

Selbstverständlich dürfen Fremdfirmen keine Brände oder Explosionen verursachen. Deshalb wird bei sogenannten Heißarbeiten ein Erlaubnisschein für Heißarbeiten (frühere Bezeichnung: Schweißererlaubnisschein) ausgefüllt. Als Heißarbeiten bezeichnet man Tätigkeiten wie Schweißen, Trennschleifen, Auftauen usw. Dies sind Tätigkeiten bei denen große Hitze oder Funken entstehen, die Brände bzw. Explosionen auslösen können. Im Erlaubnisschein für Heißarbeiten werden Maßnahmen zum Schutz gegen diese Gefährdungen getroffen, wie zum Beispiel das Wegräumen von brennbaren Gegenständen und das Stellen einer Brandwache. Hier sollten auch in die Vor-gaben des Sachversicherers (Brandversicherung) berücksichtigt werden. Manche Versicherungen fordern, dass in einem bestimmten Abstand alle brennbaren Materialien entfernt werden müssen.

Fazit

In meiner Darstellung des Fremdfirmenmanagements erscheinen die Fremdfirmen vielleicht etwas unbeholfen, wenn es um den Arbeitsschutz geht. Dies ist aber in der Praxis nicht so. Ich erlebe es immer häufiger, dass Fremdfirmen die Gefährdungsbeurteilungen anfordern. Somit hat sich auch bei den Fremdfirmen einiges im Arbeitsschutz zum besseren entwickelt. Besonders die Berufsgenossenschaften haben erkannt, dass aufgrund der gestiegenen Unfallzahlen bei Fremdfirmen Handlungsbedarf besteht. Es werden nicht nur Managementsysteme für den Arbeitsschutz sondern auch Seminare, welche sich mit diesem Thema beschäftigen, angeboten.

Ich empfehle die Erstellung eines allgemeine Dokumentes, welches die Fremdfirmen auf ihre Pflichten und Gefahren in der Firma hinweist. So z.B. nur in dem Bereich aufhalten, der zugewiesen wurde, das Einbringen von Fahrzeugen, Geräten und Materialien mit dem Koordinator abstimmen, Zwischenfälle melden, Hinweise zu Rauchverboten, die Arbeitsplätze sauber verlassen usw.

Zusätzlich wird der Auftrag und der Bereich, in dem sich der Fremdfirmenmitarbeiter aufhält, beschrieben. Welche Persönliche Schutzausrüstung getragen werden muss, wird genau aufgelistet. Diesen Bogen füllt der Koordinator (meist Hausmeister) aus. Zum Ende der Arbeiten wird auf diesem Dokument das Ende der Arbeiten dokumentiert und die Fremdfirma verlässt das Werksgelände.

Wer sich näher mit diesem Thema beschäftigen möchte, kann weitere Hinweise in der DGUV Information 211-006 – Sicherheit und Gesundheitsschutz durch Koordinieren (alte BGI 528) und der DGUV Information 215-830 – Einsatz von Fremdfirmen im Rahmen von Werksverträgen (alte BGI 865), bekommen.

Annette Mäder